DMI Ten Klei
Specialist in Direct Mail
DMi Ten Klei is specialist in Direct Mail en ontwikkelt en produceert Direct Mail
concepten, marketing campagnes en biedt omnichannel communicatie oplossingen.
DMi Ten Klei is een familiebedrijf met een vast team aan specialisten die garant staan
voor persoonlijk contact en zorgen voor het realiseren van afgesproken deadlines.
Afspraak is afspraak. Hiervoor wordt nauw samengewerkt met zowel marketeers van
de opdrachtgevers en reclamebureaus als met verzenders zoals PostNL.
Remco Glashouwer
Author
What was the challenge?
DMI Ten Klei is een relatief klein bedrijf, waar ervaren medewerkers hun taken goed
uit kunnen voeren. De markt vraagt echter naast kwalitatief hoogstaande producten
en diensten ook extra bewijslast zoals certificering voor informatiebeveiliging,
kwaliteit en duurzaamheid. De werkzaamheden die hier bij komen kijken zijn een
aantal jaar uitgevoerd door directie en administratie, waardoor andere taken zijn
blijven liggen. Het herstructureren van deze ‘staf’ taken was noodzakelijk om én de
strategische ontwikkeling van het bedrijf voort te zetten én zorg te dragen voor een
goede procesflow, zonder af te doen aan het continueren van de verschillende
certificeringen.
What was the approach?
Het Dienstencentrum heeft een aantal jaar contact met Gert-Jan ten Klei om
mogelijke ondersteuning te bieden en samen te kijken naar een gedegen oplossing
die passend is bij de ontwikkelingen van het bedrijf en de werkdruk op verschillende
afdelingen. Samen overleggen en afstemmen naar een model waarin we elkaar
optimaal kunnen ondersteunen heeft in 2025 geleid tot het opstarten en overdragen
van diverse taken rond de lopende certificering (ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 en
Arbo RI&E).
In eerste instantie is het Dienstencentrum mee gaan lopen en zijn in een relatief
vroeg stadium interne audits uitgevoerd. De interne audits geven namelijk een
perfect beeld van de status van de gecertificeerde thema’s en inzicht van het
Dienstencentrum op de nodige verbeterpunten.
Aan de hand van de interne audits is het bestaande ISO Systeem overgenomen, zijn
de taken breder verdeeld binnen het bedrijf om meer draagvlak te krijgen en minder
afhankelijk te zijn van 1 of 2 medewerkers (bijna) de volledige verantwoordelijkheid
droegen. Het Dienstencentrum functioneert nu als coördinator en zet acties uit,
begeleid medewerkers bij het oppakken van acties en het aanleveren van informatie.
Tijdens periodiek lunchbijeenkomsten met het hele team worden de veranderingen
en ervaringen gedeeld om verder bij te sturen en de gecertificeerde thema’s
onderdeel uit te laten maken van de dagelijkse bedrijfsvoering
What are the results?
Verlaging van de werkdruk bij de medewerkers die zich volledig verantwoordelijk
voelde voor het onderhouden en continueren van de ISO certificaten. Het afdichten
van het afbreukrisico dat de kennis en continuiteit verloren zou gaan bij een mutatie.
Geplande taken werden langzaam steeds later opgepakt en uitgevoerd door andere
prioriteiten binnen het bedrijf. Inmiddels zijn alle taken opnieuw in kaart gebracht en
worden de taken gemonitord en door het Dienstencentrum op tijd uitgevoerd. De 1ste
gecombineerde ISO 9001 en ISO 14001 audit onder begeleiding van het
Dienstencentrum resulteerde in slechts in 1 tekortkoming die tevens direct opgelost
is. Een schone lei om weer verder gaan. Voor ISO 27001 zijn er slechts 5 tekortkomingen geconstateerd die binnen de gestelde termijn opgelost zijn en is de stabiliteit er rust terug in het continueren van ISO 27001.
Directeur Gert-Jan ten Klei:
”We wilden het afbreukrisico van gecentraliseerde kennis verkleinen en
ruimte krijgen voor het uitoefenen van ons vak. Ondanks dat ons team relatief klein
en operationeel is streven we ernaar altijd een vangnet te hebben als iemand uitvalt.
Op het vlak van (ISO-) certificeringen, en m.n. ISO27001 vanwege de privacy
wetgeving, hadden we die niet. Dat maakte de keuze voor het Dienstencentrum een
logische stap. Zij dragen er zorg voor dat er altijd iemand beschikbaar is. Het is vooraf
altijd moeilijk om kennis en expertise extern te beleggen en de ROI daarvan te
bepalen. We zijn nu anderhalf jaar verder en we hebben de juiste stap gezet. De
consultants zijn professioneel, hebben kennis en ervaring waardoor hun tijd efficiënt
ingevuld wordt, kijken verder dan alleen uitvoeren en zijn langzamerhand
vertrouwde gezichten geworden binnen onze organisatie zonder hun autoriteit te
verliezen. Ze zijn van grote toegevoegde waarde en denken mee om telkens weer
een stapje te verbeteren.”
Conclusie:
DMi heeft meer rust in het continueren van verschillende certificeringen die door
klanten vereist worden. Daarnaast bieden de adviseurs van het Dienstencentrum ook
een klankbord voor de directie in de ontwikkelingen van het bedrijf en
ontwikkelingen die in de markt spelen, zoals complexe wetgeving over energie,
duurzaamheid en cybersecurity. De aanwezigheid van Dienstencentrum
medewerkers geeft ook het team van DMi Ten Klei de gelegenheid om een
onafhankelijk persoon aan te spreken over zaken die ze graag anders zien of beter
kunnen.
Onder andere klanten en overheid stellen steeds meer en complexere eisen aan
bedrijven, waarbij geen onderscheid wordt gemaakt tussen klein, middelgroot en
grote bedrijven. In de keten wordt iedereen betrokken en moet naast de reguliere
werkdruk voor het verkopen, voorbereiden en produceren van orders ook tijd en
aandacht besteed worden aan wettelijke ontwikkelingen en in veel gevallen het
behalen van erkende certificaten.
Hierbij zien wij dat veel bedrijven dit veel zelf willen uitvoeren, wat regelmatig ten koste gaat van interne taken, klantcontact en orders. Weet waar je goed in bent, welke capaciteiten je in huis hebt en welke capaciteit je beter kunt inkopen. Dit kan tijdelijke inhuur zijn voor een project of
structurele inhuur zijn om continuïteit te borgen. ‘Schoenmaker blijf bij je leest’ en vraag deskundigen om de taken uit te voeren waar je minder goed in bent.
Benieuwd hoe we jouw bedrijf kunnen helpen?
Vul je gegevens in voor meer informatie.