DMI Ten Klei
Spezialist für Direktwerbung
DMi Ten Klei ist Spezialist für Direct Mail und entwickelt sowie produziert Direct-Mail-
-Konzepte und Marketingkampagnen und bietet Omnichannel-Kommunikationslösungen an.
DMi Ten Klei ist ein Familienunternehmen mit einem festen Team von Spezialisten, die
für den persönlichen Kontakt bürgen und dafür sorgen, dass vereinbarte Termine eingehalten werden.
Eine Vereinbarung ist eine Vereinbarung. Zu diesem Zweck wird eng mit Marketingfachleuten von
, den Auftraggebern und Werbeagenturen sowie mit Versanddienstleistern wie PostNL zusammengearbeitet.
Remco Glashouwer
Autor
Was war die Herausforderung?
DMI Ten Klei ist ein relativ kleines Unternehmen, in dem erfahrene Mitarbeiter ihre Aufgaben gut
ausführen können. Der Markt verlangt jedoch neben qualitativ hochwertigen Produkten
und Dienstleistungen auch zusätzliche Nachweise wie Zertifizierungen für Informationssicherheit,
Qualität und Nachhaltigkeit. Die damit verbundenen Tätigkeiten wurden mehrere Jahre lang von der Geschäftsleitung und der Verwaltung übernommen, wodurch andere Aufgaben
liegen blieben. Die Umstrukturierung dieser „Stabsaufgaben“ war notwendig, um sowohl die
strategische Entwicklung des Unternehmens fortzusetzen als auch für einen
reibungslosen Prozessablauf zu sorgen, ohne die Aufrechterhaltung der verschiedenen
Zertifizierungen zu beeinträchtigen.
Wie war der Ansatz?
Das Dienstleistungszentrum steht seit einigen Jahren mit Gert-Jan ten Klei in Kontakt, um
mögliche Unterstützung anzubieten und gemeinsam nach einer soliden Lösung
zu suchen, die den Entwicklungen des Unternehmens und der Arbeitsbelastung in den verschiedenen
Abteilungen gerecht wird. Die gemeinsamen Beratungen und Abstimmungen auf ein Modell, in dem wir uns gegenseitig
optimal unterstützen können, führten im Jahr 2025 zur Einleitung und Übertragung
verschiedener Aufgaben im Zusammenhang mit den laufenden Zertifizierungen (ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 und
Arbeitsschutz-RI&E).
Zunächst begleitete das Dienstleistungszentrum den Prozess und führte in einem relativ
frühen Stadium interne Audits durch. Die internen Audits liefern nämlich ein
perfektes Bild vom Status der zertifizierten Themen und geben dem
Dienstleistungszentrum Einblick in die notwendigen Verbesserungspunkte.
Auf der Grundlage der internen Audits wurde das bestehende ISO-System übernommen, wurden
die Aufgaben innerhalb des Unternehmens breiter verteilt, um mehr Rückhalt zu gewinnen und weniger
von 1 oder 2 Mitarbeitern abhängig zu sein, die (fast) die gesamte Verantwortung
trugen. Das Dienstleistungszentrum fungiert nun als Koordinator und legt Maßnahmen fest,
begleitet die Mitarbeiter bei der Umsetzung der Maßnahmen und der Bereitstellung von Informationen.
Bei regelmäßigen Mittagstreffen mit dem gesamten Team werden die Veränderungen
und Erfahrungen ausgetauscht, um weitere Anpassungen vorzunehmen und die zertifizierten Themen
zu einem festen Bestandteil des täglichen Betriebs zu machen.
Was sind die Ergebnisse?
Entlastung der Mitarbeiter, die sich voll verantwortlich
für die Aufrechterhaltung und Fortführung der ISO-Zertifikate fühlten. Absicherung
gegen das Risiko, dass bei einem Personalwechsel Wissen und Kontinuität verloren gehen könnten.
Geplante Aufgaben wurden aufgrund anderer Prioritäten innerhalb des Unternehmens nach und nach immer später in Angriff genommen und ausgeführt
. Inzwischen wurden alle Aufgaben neu erfasst und
werden sie vom Dienstleistungszentrum überwacht und termingerecht ausgeführt. Das erste kombinierte ISO 9001- und ISO 14001-Audit
unter Begleitung des
Dienstleistungszentrums ergab lediglich einen Mangel, der zudem sofort behoben wurde
. Ein Neuanfang, um weiterzumachen. Für ISO 27001 wurden lediglich 5 Mängel festgestellt, die innerhalb der gesetzten Frist behoben wurden, und es herrscht wieder Ruhe und Stabilität bei der Fortführung von ISO 27001.
Geschäftsführer Gert-Jan ten Klei:
„Wir wollten das Ausfallrisiko durch zentralisiertes Wissen verringern und
mehr Freiraum für die Ausübung unseres Berufs gewinnen. Obwohl unser Team relativ klein
und operativ ist, streben wir danach, immer ein Sicherheitsnetz zu haben, falls jemand ausfällt.
Im Bereich der (ISO-)Zertifizierungen, insbesondere ISO 27001 aufgrund der Datenschutz
-Gesetzgebung, verfügten wir über keine. Das machte die Entscheidung für das Dienstleistungszentrum zu einem
logischen Schritt. Sie sorgen dafür, dass immer jemand verfügbar ist. Es ist im Vorfeld
immer schwierig, Wissen und Fachkompetenz extern zu beschaffen und den ROI davon
zu bestimmen. Mittlerweile ist anderthalb Jahre vergangen, und wir haben den richtigen Schritt getan. Die Berater von
sind professionell, verfügen über Wissen und Erfahrung, wodurch ihre Zeit effizient
genutzt wird, blicken über die reine Ausführung hinaus und sind nach und nach
zu vertrauten Gesichtern in unserer Organisation geworden, ohne dabei ihre Autorität
zu verlieren. Sie stellen einen großen Mehrwert dar und denken mit, um uns immer wieder
ein Stückchen weiter zu verbessern.“
Fazit:
DMi kann nun gelassener an der Aufrechterhaltung verschiedener Zertifizierungen arbeiten, die von
Kunden gefordert werden. Darüber hinaus bieten die Berater des Dienstleistungszentrums
der Geschäftsleitung ein Forum für die Entwicklungen des Unternehmens und
für aktuelle Marktentwicklungen, wie beispielsweise komplexe Gesetzgebung in den Bereichen Energie,
Nachhaltigkeit und Cybersicherheit. Die Anwesenheit der Mitarbeiter des Dienstleistungszentrums
gibt dem Team von DMi Ten Klei zudem die Möglichkeit, sich an eine unabhängige Person
zu wenden, um Themen anzusprechen, die sie gerne anders sehen oder besser
gestalten möchten.
Unter anderem stellen Kunden und Behörden immer höhere und komplexere Anforderungen an
Unternehmen, wobei nicht zwischen kleinen, mittleren und
großen Unternehmen unterschieden wird. In der Lieferkette ist jeder betroffen, und neben der regulären
Arbeitsbelastung für den Verkauf, die Vorbereitung und die Produktion von Aufträgen muss auch Zeit und
Aufmerksamkeit auf gesetzliche Entwicklungen und in vielen Fällen auf das
Erlangen anerkannter Zertifikate verwendet werden.
Dabei stellen wir fest, dass viele Unternehmen dies weitgehend selbst erledigen wollen, was regelmäßig auf Kosten interner Aufgaben, des Kundenkontakts und der Aufträge geht. Wissen Sie, worin Sie gut sind, welche Kapazitäten Sie im Haus haben und welche Kapazitäten Sie besser einkaufen sollten. Dies kann eine befristete Einstellung für ein Projekt oder
eine strukturelle Einstellung sein, um Kontinuität zu gewährleisten. „Schuster, bleib bei deinen Leisten“ und beauftragen Sie Experten mit den Aufgaben, die Ihnen weniger liegen.
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