slecht zijn al die overtollige werkmailtjes voor ons

In de halve eeuw sinds informatici van het Massachusetts Institute of Technology elkaar de eerste mailtjes stuurden, heeft e-mail zich niet alleen ontwikkeld tot het populairste medium voor advertenties, maar ook tot een bijna onmisbaar onderdeel van ons werkende bestaan. Elke dag bestoken de meer dan drie miljard mailgebruikers elkaar met een geschatte 269 miljard mails, becijferden de dataonderzoekers.

Maar deze dagelijkse tsunami van communicatie is niet zonder nadelen. Enkele hiervan zijn:

Veel mensen reageren altijd meteen op e-mails. Prettig voor de afzender, maar voor de productiviteit is het niet handig om het werk telkens te onderbreken voor een mailtje. Daarom adviseren wetenschappers om de e-mail maar een beperkt aantal keer per dag te bekijken, bijvoorbeeld eens in de drie kwartier, of zelfs maar twee tot vier keer per dag.

Een van de effectiefste manieren om je gehaat te maken bij collega's is door ze consequent e-mails te sturen met de baas in het cc-veld. Hoe vaker je je leidinggevende in de cc zet als je een collega mailt, des te minder je collega zich vertrouwd voelt. Natuurlijk kan het handig zijn om de leidinggevende te betrekken in het mailverkeer, en natuurlijk kan het met de beste bedoelingen gebeuren. Maar wil je je collega's te vriend houden, doe het dan niet te vaak. We denken misschien dat het effectief is om onze baas te cc'en omdat het de transparantie vergroot.  We zorgen er zo immers voor dat de chef ook van alles op de hoogte is. Maar hoe vaker collega's dit doen, des te meer onderling wantrouwen ze voeden.

Anno 2017 krijgt een beetje directeur naar schatting alleen al duizenden mails per jaar, nog los van alle appjes, Twitterberichten en telefoontjes. Als de tendens zo doorzet, zullen leidinggevenden binnenkort een dag per week kwijt zijn met antwoorden op berichtjes. En dat is niet alleen stomvervelend, maar ook fnuikend voor de productiviteit en concentratie van de werknemers.

E-mail maakt ons niet alleen minder productief, maar ook gestresst. De laatste jaren laten meerdere studies zien dat mail tal van bijwerkingen heeft. Toen kantoorpersoneel van het Amerikaanse leger voor een studie uit 2012 vijf dagen geen mail kon gebruiken, had dat een positief effect: de werknemers voelden zich niet alleen minder gestresst (wat bleek uit hun lagere hartslag) maar ook geconcentreerder en productiever. In plaats van elkaar met mailtjes te bestoken was er meer een-op-eencontact.

Kortom: hoe zit het met emailgebruik in uw bedrijf?

 

 
   « Meer Nieuws...