DMI Ten Klei
Spécialiste du publipostage
DMi Ten Klei est spécialisée dans le publipostage et développe et produit des concepts de publipostage
, des campagnes marketing et propose des solutions de communication omnicanale.
DMi Ten Klei est une entreprise familiale dotée d'une équipe permanente de spécialistes qui garantissent
un contact personnalisé et veillent au respect des délais convenus.
Un accord est un accord. Pour ce faire, nous travaillons en étroite collaboration tant avec les responsables marketing de
, les clients et les agences de publicité qu'avec les prestataires d'expédition tels que PostNL.
Remco Glashouwer
Auteur
Quel était le défi ?
DMI Ten Klei est une entreprise relativement petite, au sein de laquelle des collaborateurs expérimentés peuvent mener à bien leurs tâches
. Cependant, outre des produits
et des services de haute qualité, le marché exige également des preuves supplémentaires, telles que des certifications en matière de sécurité de l'information,
de qualité et de durabilité. Les tâches associées à ces exigences ont été assumées pendant plusieurs années par la direction et l’administration, ce qui a entraîné la négligence d’autres tâches
. La restructuration de ces tâches « administratives » était nécessaire pour poursuivre le développement stratégique de l’entreprise
et garantir un bon déroulement des processus
, sans pour autant compromettre le maintien des différentes certifications
.
Quelle a été la démarche adoptée ?
Le Centre de services est en contact avec Gert-Jan ten Klei depuis plusieurs années afin de lui offrir un soutien éventuel
et d'étudier ensemble une solution solide
adaptée à l'évolution de l'entreprise et à la charge de travail dans les différents
services. La concertation et la mise au point d’un modèle permettant de nous soutenir mutuellement de manière optimale
ont conduit, en 2025, au lancement et au transfert
de diverses tâches liées à la certification en cours (ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 et
Arbo RI&E).
Dans un premier temps, le Centre de services a accompagné le processus et des audits internes ont été réalisés à un stade relativement
précoce. En effet, les audits internes donnent une image parfaitement
de l’état d’avancement des thèmes certifiés et permettent au Centre de services
d’identifier les points à améliorer.
Sur la base des audits internes, le système ISO existant a été repris, les tâches ont été réparties plus largement au sein de l’entreprise afin d’obtenir un plus large soutien et de dépendre moins
de 1 ou 2 collaborateurs qui en assumaient (presque) l’entière responsabilité
. Le Centre de services fait désormais office de coordinateur et définit les actions à mener,
tout en accompagnant les collaborateurs dans la mise en œuvre de ces actions et la fourniture d’informations.
Lors de déjeuners périodiques réunissant toute l’équipe, les changements
et les expériences sont partagés afin d’ajuster le cap et d’intégrer les thèmes certifiés
dans la gestion quotidienne de l’entreprise.
Quels sont les résultats ?
Allègement de la charge de travail des collaborateurs qui se sentaient entièrement responsables
du maintien et de la reconduction des certifications ISO. Réduction
du risque de perte de connaissances et de continuité en cas de changement de personnel.
Les tâches prévues étaient progressivement reportées et exécutées de plus en plus tard en raison d’autres priorités au sein de l’entreprise
. Entre-temps, toutes les tâches ont été réévaluées et
elles sont désormais suivies et exécutées dans les délais par le Centre de services. Le premier audit combiné ISO 9001 et ISO 14001
, mené sous la supervision du Centre de services
, n’a révélé qu’une seule non-conformité, qui a d’ailleurs été immédiatement résolue
. Un nouveau départ pour aller de l'avant. Pour la norme ISO 27001, seules 5 non-conformités ont été constatées ; celles-ci ont été résolues dans les délais impartis, et la stabilité est revenue dans la poursuite de la certification ISO 27001.
Gert-Jan ten Klei, directeur :
« Nous voulions réduire le risque lié à la centralisation des connaissances et disposer d’un espace d’
ité pour exercer notre métier. Bien que notre équipe soit relativement petite
et opérationnelle, nous nous efforçons de toujours disposer d’un filet de sécurité en cas d’absence d’un collaborateur.
En matière de certifications (ISO), et notamment ISO 27001 en raison de la législation sur la protection de la vie privée
, nous n’en disposions pas. Cela a fait du Centre de services une étape logique
. Ils veillent à ce qu’il y ait toujours quelqu’un de disponible. Il est toujours difficile au préalable
de confier des connaissances et de l’expertise à des prestataires externes et d’en déterminer le retour sur investissement
. Un an et demi s’est écoulé depuis, et nous avons pris la bonne décision. Les consultants d’
sont professionnels, possèdent les connaissances et l’expérience nécessaires pour utiliser leur temps de manière efficace
, voient plus loin que la simple exécution des tâches et sont peu à peu
devenus des visages familiers au sein de notre organisation sans pour autant perdre leur autorité
. Ils apportent une grande valeur ajoutée et réfléchissent avec nous pour nous permettre de
nous améliorer encore un peu plus à chaque fois. »
Conclusion :
DMi peut désormais aborder avec plus de sérénité le renouvellement des différentes certifications exigées par ses clients
. De plus, les conseillers du Centre de services
jouent également un rôle de caisse de résonance pour la direction concernant les évolutions de l'entreprise et
les tendances du marché, telles que la législation complexe en matière d'énergie,
de durabilité et de cybersécurité. La présence des collaborateurs du Centre de services
permet également à l'équipe de DMi Ten Klei de s'adresser à une personne indépendante
au sujet de points qu'ils souhaiteraient voir changer ou améliorer
.
Les clients et les pouvoirs publics, entre autres, imposent des exigences de plus en plus nombreuses et complexes aux entreprises
, sans distinction entre les petites, moyennes et
grandes entreprises. Tout le monde est concerné dans la chaîne et, outre la charge de travail habituelle
liée à la vente, à la préparation et à la production des commandes, il faut également consacrer du temps et
de l'attention aux évolutions législatives et, dans de nombreux cas, à l'obtention
de certifications reconnues.
Nous constatons que de nombreuses entreprises souhaitent s'en charger elles-mêmes, ce qui se fait souvent au détriment des tâches internes, du contact avec la clientèle et des commandes. Sachez ce que vous faites bien, quelles sont vos capacités internes et quelles capacités il vaut mieux externaliser. Il peut s'agir d'un recrutement temporaire pour un projet ou d'un recrutement structurel
afin de garantir la continuité. « À chacun son métier » : confiez à des experts les tâches dans lesquelles vous excellez moins.
Vous souhaitez savoir comment nous pouvons aider votre entreprise ?
Remplis le formulaire pour obtenir plus d'informations.